‍Revoluciona la digitalización hotelera

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¿Te imaginas poder ofrecer a tus huéspedes una experiencia de registro sencilla y digitalizada?

Civitfun propone una idea de negocio sencilla: un software de check-in/out online para hoteles con el que ahorrar tiempo en el proceso de registro y salida del hotel. Imagina la posibilidad de agilizar el registro en tu hotel, permitiendo a tus huéspedes realizarlo de manera fácil y rápida desde la comodidad de sus dispositivos electrónicos. Ya no habrá necesidad de largas esperas en recepción ni de interminables trámites burocráticos.

Además, también simplificará el proceso de salida del hotel, ofreciendo a tus huéspedes la opción de realizarlo de forma eficiente y sin complicaciones. Con tan solo unos pocos clics, podrán despedirse de tu establecimiento, ahorrando tiempo valioso para disfrutar de sus actividades.

Civitfun fue fundado en 2014 por Germán March y Mariano de Oleza, con la colaboración de Javier Gómez y Massimo de Faveri, y en la actualidad mantienen colaboraciones con más de 20 países. ¡No es de extrañar!
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Olvídate del engorroso proceso de obtener los datos de tus huéspedes de manera tradicional, manual, y permite que sean tus huéspedes quienes realicen y decidan cómo completar el proceso de check-in. Con sus múltiples funcionalidades, tus huéspedes podrán personalizar el proceso de registro de acuerdo a sus necesidades y tú brindarles una experiencia única y satisfactoria.

¿Cómo funciona en el check-in online?

Es tan fácil como enviar un link a través de email, whatsapp o sms; toda la comodidad y rapidez que ofrece el check-in online.

Cuando un huésped realice una reserva en el hotel, se le enviará el enlace personalizado a través de un correo electrónico del hotel. Este enlace le permitirá realizar el check-in de forma rápida y conveniente mediante un formulario en línea proporcionado por Civitfun. En dicho formulario, el huésped podrá completar sus datos personales y firmar los documentos legales del hotel, entre otros aspectos importantes. Una vez completado, toda la información se transferirá automáticamente al Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) del hotel. Como resultado, el huésped solo tendrá que dirigirse a la recepción para recoger la llave de su habitación, evitando así largas filas y la necesidad de llenar manualmente formularios en papel en el mostrador. Esto no solo ahorra tiempo valioso, sino que también proporciona una experiencia más fluida y eficiente para el huésped.

‍Los clientes podrán elegir la habitación que deseen de entre las disponibles en su reserva en lugar de las clásicas asignaciones aleatorias. Una vez que hagan su elección, ¡la habitación quedará reservada para ellos! Además, este proceso se envía automáticamente a tu sistema de gestión hotelera (PMS), para que todo esté perfectamente organizado. ¡Y lo mejor es que tú, como hotelero, puedes decidir cómo configurar esta funcionalidad en tu backoffice! ¡Aprovecha esta oportunidad para brindar una experiencia única y especial a tus huéspedes!

Entre sus ventajas encontramos:

• Integración bidireccional con PMS
• Configurable y personalizable
• Adaptado a legislaciones nacionales
• Multiplataforma (web, móvil, tablet)
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Cuyo beneficios se traducen en:

1. Lograr una reducción del 40% en las tareas de recepción.
2. Reducir el uso de papel en la recepción en un 70%.
3. Aumentar la monetización en un 50% en comparación con los métodos tradicionales.
4. Reducir el fraude y las devoluciones en un 90%.
5. Incrementar los ingresos mensuales en 3000€.
6. Mejorar en un 90% los índices de valoración por parte de los huéspedes.

Mientras que sus funcionalidades son la forma de conseguirlo:

• Check-in online
  Durante años, el sector del transporte aéreo ha implementado el check-in en línea para sus vuelos, lo que ha reflejado un aumento significativo en su eficiencia y beneficios. ¿Por qué no sumarse desde la industria hotelera? Sin papeleo, sin esperar en recepción y desde cualquier dispositivo. Fácil y rápido.
  
  
• Selección de habitación
  ¿Tus huéspedes te solicitan cama doble? ¿Bañera? ¿Balcón o vistas específicas desde la ventana? Esto ya no será un problema para ninguna de las partes. Durante el proceso de check-in en línea, el huésped tiene la posibilidad de seleccionar entre las habitaciones disponibles dentro de su reserva. Una vez realizada esta asignación, la información se envía al Sistema de Gestión de Propiedades (PMS, por sus siglas en inglés) y la habitación elegida deja de estar disponible para otros huéspedes.
  
  
• Escáner de documentos
  Cada vez que se hace un check-in, se pide un documento de identidad para fotocopiar. Eso genera un tiempo de espera y de gestión innecesario para los huéspedes y propietarios. Mediante una imagen sencilla, Civitfun tiene la capacidad de reconocer y extraer los datos de cualquier documento de identidad nacional, ID o pasaporte, utilizando los estándares MRZ y PDF 417. Estos datos son posteriormente registrados en el PMS y ¡adiós a las esperas! De esta manera, los huéspedes pueden agilizar el proceso de check-in y hacerlo antes de llegar.
  
  
• Verificación de identidad
  ¿Pero cómo confirmar que la persona que NO tenemos delante es la misma que la que presenta los documentos? ¡Fácil! La tecnología de Civitfun Hospitality cuenta con un sistema de identificación biométrica, el cual permite verificar que la documentación proporcionada por el huésped durante el proceso de check-in en línea coincide con su identidad. ¡Está todo pensado para tu tranquilidad y su comodidad!
  
  
• Encuesta
  ¿Necesitas conocer algún dato adicional de tus huéspedes antes de que lleguen a tu hotel? Civitfun te ofrece un formulario personalizado para que puedas tenerlo todo a punto.
  
  
• T-Paperless
  Con esta aplicación, tus huéspedes tendrán la opción de realizar su registro de llegada desde una tablet al llegar al hotel. El Terminal Paperless proporciona mayor flexibilidad, protege las reservas contra impagos y cancelaciones, ofrece oportunidades de venta cruzada y mejora los ingresos por habitación disponible (RevPAR) mientras la experiencia de los clientes mejora.

• ‍Contratos y firma
  ¿Todavía no has implementado la firma digital? Es fácil, cómoda y rápida para todas las partes interesadas, ¡te lo aseguramos por experiencia! Gracias a esta funcionalidad, el cliente tendrá la posibilidad de firmar el contrato del hotel, en el que podrás incluir cualquier cláusula adicional que desees agregar, de forma digital y desde cualquier lugar.
  Incorpora los términos y condiciones del hotel, así como la regulación de protección de datos (RGPD), para que el visitante pueda aceptarlos mediante una firma válida y cumpliendo con el reglamento (UE) Nº 910/2014. ¡Y no te preocupes! Toda esta documentación será enviada al huésped a través de correo electrónico para que ambos tengáis una copia.
  

• Protección de pagos y tasas turísticas
  Ofréceles la opción de realizar los pagos de la reserva y las tasas turísticas durante el proceso de check-in en línea. Así no sólo lo agilizas y facilitas, sino que reduce el fraude y las devoluciones de pagos en un 90%. Además, gracias a su software podrás calcular la cantidad exacta a pagar de tasas turísticas en función de comunidad autónoma, número de personas (adultos o niños) y establecimiento hotelero.
  

• Cross-selling y Upselling
  Potencia el valor de tus reservas al brindar a tus huéspedes la opción de agregar servicios adicionales a su reserva. Esta increíble funcionalidad se integra perfectamente con tu PMS y tú tienes el control total sobre los aspectos que los visitantes pueden seleccionar.
  Podrás también ofrecer una mejora en sus reservas (habitación superior, ampliación del régimen, etc.) para aumentar tu RevPAR y mejorar la experiencia del cliente.

• Apertura de puertas
  Una vez completado el proceso de check-in y con la habitación asignada, el huésped recibirá la llave electrónica o el código de acceso a través de su smartphone sin necesidad de pasar por recepción y permitiéndole acceder de manera autónoma.
  
  Te recomendamos que leas nuestro artículo sobre llaves electrónicas.
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• ‍Pre Check-out y check-out online
  ‍El cliente tendrá la opción de notificarte anticipadamente su salida y también de efectuar el pago de cualquier gasto o cargo pendiente relacionado con su reserva. Toda esta información se actualizará automáticamente en tu sistema de gestión hotelera (PMS) y tú no tendrás que preocuparte por nada.

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Como ves, esta amplia gama de productos están diseñados para facilitar el proceso de registro en línea y agilizar el proceso de recepción, brindar autonomía a los huéspedes, mejorar la eficiencia operativa y aumentar los beneficios. Además, al ser compatible con múltiples plataformas, brinda total libertad para realizar el check-in en línea desde cualquier dispositivo.

No nos digas que no te interesa ni un poquito, ¡que no nos lo creemos!

Con qué PMS puedes integrarlo

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Para aumentar la producción e ingresos de tu negocio, necesitas tener a tu disposición el máximo de oportunidades de automatización del proceso de recepción y optimización de la gestión y los procedimientos manuales de tu hotel.

Es por eso que desde Civitfun no pierden tiempo en integrar cuantos más PMS mejor, para agilizar tus tareas y ofrecerte el mejor y más completo servicio.

Te dejamos el listado de PMS con las que puedes contar junto a su software:

Cloudbeds

Oracle

Sihot

Protel

Mews

Noray

Tec-Soft

Winhotel

Timón hotel

GreenSoftware

Avalon

Hoteliga

Guestpro

Quohotel

Suitech

Bookipro

Apaleo

Ulyses Cloud

Innovaciones Informáticas

RMS

Totvs

RoomCloud

CQR

iSystems

Masteryield

Grupo Sime

OfiHotel

SevenSuite

Acigrup

Astro

¡y más!

¡Solicita ya tu demo gratuita! Hasta que no lo veas con tus propios ojos, no verás el verdadero potencial para tu negocio. ¡Prueba y nos lo cuentas!
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Ahorra para ti ese tiempo dedicado a los procesos manuales y para tus clientes las esperas y colas en recepción. Gana una mayor satisfacción y mejores reseñas de tus clientes. Reduce el fraude y las devoluciones de pagos y disminuye el uso de papel y tinta para poner tu granito de arena en la revolución sostenible del planeta.

Simplifica tus operaciones y mejora la experiencia de tus huéspedes con Civitfun.

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Para más información, visita academy de Civitfun Hospitality.

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